室町建物株式会社の個人情報保護に対する基本方針を以下の通り公表いたします。

個人情報保護に対する基本方針

　室町建物株式会社（以下、「当社」といいます）は、個人情報の保護が重大な責務と認識し、広く社会から信頼を得るべく、下記のとおり個人情報保護の基本方針を定め、個人情報の保護に努めます。また、当社は、個人情報に関する関係法令その他の規範および当社の各種規程等を、当社の全ての従業者に対して周知・徹底を図り、個人情報を適切に取り扱います。

記

第１条　個人情報の適切な取得、利用、提供、委託

1. 当社は、個人情報の取得にあたり、利用目的を明示した上で、必要な範囲の情報を取得し、利用目的を本人に通知または公表し、その範囲内で利用します。
2. 当社が取得する個人情報の利用目的は、以下のとおりとします。
   1. お客様に関する個人情報
      • 当社のサービスに関する情報提供
      • 当社のサービスに関するサポート
      • 当社のサービスの向上に向けた企画・研究・開発
      • お客様からのお問い合わせに対する対応
      • 以上の各事項に関連する業務
   2. お取引先に関する個人情報
      • お取引先との打合せ等の実施
      • お取引先への情報提供・連絡
      • お取引先から委託された業務の遂行
      • 以上の各事項に関連する業務
   3. 株主に関する個人情報
      • 株主および株式の管理業務
      • 株主または当社による権利の行使・義務の履行
      • 法令に基づく書面・記録・データの作成
      • 以上の各事項に関連する業務
   4. 採用応募者に関する個人情報
      • 当社における採用活動、採用後の人事・安全管理およびこれに関連する業務
   5. 当社が所有または運営・管理する保養施設の利用者に関する個人情報
      • 保養施設の運営および管理業務
      • 上記事項に関連する業務
3. 当社が取得した個人情報は、次の場合を除き、第三者に提供または開示しません。
   1. あらかじめ本人の同意を得た場合
   2. 個人情報保護法２３条１項１号ないし４号に該当する場合
   3. 個人情報保護法２３条５項１号ないし３号に該当する場合
4. 当社は、個人情報を第三者に委託して利用する場合、当該第三者における安全管理措置の状況等を確認し、委託を行うことの適切性を検討するとともに、当該第三者との間で、秘密保持を含め、必要な事項を定めた業務委託契約を締結した上で提供するなど、委託先への適切な監督を行います。

第２条　個人情報に関する安全管理措置

当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のために各号に定めるとおり、本「基本方針」等、必要な各種規程等を整備し、個人情報の安全管理に努めます。

1. 「基本方針の策定」として、「個人情報保護に対する基本方針」ならびに「社員等および退職者の個人情報保護に対する基本方針」を別途定めます。
2. 「個人データの取扱いに係る規律の整備」として本方針のほか、「人事情報取扱規則」「人事情報取り扱いに関する安全管理措置手続（一般）」を別途定めます。
3. 「組織的安全管理措置」として、「個人情報保護基本規程」第18条において、個人情報保護担当役員、個人情報保護管理者などを設置します。
4. 「人的安全管理措置」として、「情報管理規程」第7条（情報管理にかかる基本原則）を別途定めます。
5. 「物理的安全管理措置」として、「スマートデバイス利用規程」ならびに「在宅勤務規程（リモートアクセス）」などを別途定め、パスワード設定などの方策を講じます。
6. 「技術的安全管理措置」として、「パソコン・サーバー等運用手順書」を別途定め、アクセス制御などの措置を講じます。

第３条　改善措置

当社は、個人情報の取扱いに関する社会環境の変化に的確に対応するよう努めます。 また、必要に応じて本方針をはじめ各種規程等につき、変更、修正、または追加を行うなど、改善に努めます。

第４条　開示等請求への対応

当社が本個人情報保護方針を遵守していないと思われる場合、ならびに本人の個人情報の開示、訂正、追加または削除、および利用停止などを希望される場合には、開示等請求に関する当社の担当部署（電話03-3231-6151、総務部／開示等請求担当）までお問い合わせください。各号の定め および当社の各種規程等に従い、適切かつ迅速に対応します。

1. 1. 当社の保有個人データについて、本人から利用目的の通知を求められた場合、請求した者が対象となる保有個人データに係る本人またはその代理人であることを確認した上で、合理的な期間内に遅滞なく、これに応じます。
   2. 当社の保有個人データについて、本人から保有個人データの開示を求められた場合、請求した者が対象となる保有個人データに係る本人またはその代理人であることを確認した上で、合理的な期間内に遅滞なく、本人が請求した書面の交付または電磁的記録の提供による方法により応じます。
   3. 当社の保有個人データについて、本人から訂正・追加・削除等を求められた場合は、請求した者が対象となる保有個人データに係る本人またはその代理人であることを確認した上で、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正・追加・削除等を行い、本人に通知します。
   4. 当社の保有個人データについて、個人情報保護法における手続違反等が認められる場合、または保有個人データを当社が利用する必要がなくなった場合、若しくは保有個人データの取扱いにより本人の権利や正当な利益が害されるおそれがあるという理由により、本人から当該保有個人データの利用停止、消去または第三者提供の停止等を求められた場合、請求した者が対象となる保有個人データに係る本人またはその代理人であることを確認した上で、その請求に理由があることが判明したときは、法令に定める限度で、合理的な期間内に遅滞なく、これに応じ、利用停止を行った場合には、可能な範囲内で本人に通知します。
2. 前条項における本人からの請求は、開示等の請求書面に必要事項を記入し、対象となる保有個人データに係る本人またはその代理人であることを確認できる書類の写しを同封して、当社の開示等請求担当窓口まで郵送する手続きにより行います。

第５条　苦情の処理

当社の個人情報の取扱いに関する苦情（開示等に係る当社の措置に対する不服の申立の受付その他の取扱いに関する苦情を含みます。）については、苦情に関する当社の担当部署（電話03-3231-6151、企画部／個人情報取扱苦情担当）までお問い合わせください。適切かつ迅速な処理に努めます。

第６条　個人情報漏えい等事故発生時に関する措置

個人情報漏えい等、事故が発生した場合には、法令の定めに従い適切に対応いたします。

以　上

2017年 5月30日　制定
2022年 4月 1日　改定